MAP LLAWN +

Preifatrwydd

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych yr hyn y gallwch ei ddisgwyl pan fo Cyngor Sir Ynys Môn (CSYM) yn casglu gwybodaeth bersonol.  Mae’n berthnasol i wybodaeth yr ydym yn ei chasglu am:

  • ymwelwyr i’n gwefannau
  • achwynwyr ac unigolion eraill mewn perthynas ag ymholiad neu gŵyn ynghylch diogelwch data neu ryddid gwybodaeth.
  • pobl sy’n defnyddio ein gwasanaethau e.e. sy’n tanysgrifio i’n newyddlen neu sy’n gofyn am gyhoeddiadau gennym
  • pobl sy’n hysbysu dan y Ddeddf Diogelu Data
  • ymgeiswyr am swyddi a’n gweithwyr cyfredol a’n cyn-weithwyr

Pan fo rhywun yn ymweld â http://www.croesomon.co.uk rydym  yn casglu gwybodaeth log rhyngrwyd safonol a manylion am batrymau ymddygiad ymwelwyr.  Rydym yn gwneud hyn i ddarganfod pethau fel nifer yr ymwelwyr i wahanol rannau o’r safle.  Rydym yn casglu’r wybodaeth hon mewn ffordd sy’n golygu na allwn ddarganfod pwy yw’r unigolion dan sylw.  Nid ydym yn gwneud unrhyw ymdrech o gwbl i ddarganfod enwau’r rheini sy’n ymweld â’n gwefan.  Ni fyddwn yn cysylltu unrhyw ddata a gesglir o’r safle hwn gydag unrhyw wybodaeth bersonol o unrhyw ffynhonnell.  Os byddwn yn dymuno casglu gwybodaeth bersonol trwy ein gwefan byddwn yn rhoi gwybod i chi am hynny. Byddwn yn dweud wrthych yn glir pan fyddwn yn casglu gwybodaeth bersonol ac yn esbonio’r hyn yr ydym yn bwriadu ei wneud gyda’r wybodaeth.

Rydym yn dal peth gwybodaeth rydym wedi casglu gennych ar serfiwr system cwmwl, o fewn yr Undeb Ewropeaidd, yn unol â’r Ddeddf Diogelu Data 1998.

Peiriant Chwilio

Mae ymholiadau a chanlyniadau chwiliadau yn cael eu logio’n ddienw i gynorthwyo i wella ein gwefan a’r cyfleusterau chwilio.  Nid oes unrhyw wybodaeth benodol am ddefnyddwyr yn cael ei chasglu gan CSYM nac unrhyw drydydd parti.

Arolygon ar-lein

Ar adegau fe all y Cyngor ddefnyddio gwefan trydydd parti fel ‘Survey Monkey’ i ymgynghori gyda dinasyddion – pan fydd hynny’n digwydd ni fyddwn ond yn casglu gwybodaeth sydd wedi ei hanonimeiddio; ni fydd unrhyw wybodaeth bersonol adnabyddadwy yn cael ei chasglu na’i chadw.

Pobl sy’n anfon e-bost atom

Mae’r Cyngor yn rhan o’r rhwydwaith PSN.  Gellir monitro unrhyw e-bost a anfonir atom, gan gynnwys unrhyw atodiadau, ar gyfer sicrhau cydymffurfiaeth gyda Pholisi’r Cyngor. Gellir defnyddio meddalwedd rhwystro neu fonitro e-bost hefyd.  Cofiwch os gwelwch yn dda bod gennych gyfrifoldeb i sicrhau bod unrhyw e-bost yr ydych yn ei anfon atom o fewn ffiniau’r gyfraith.

Pobl sy’n anfon cwyn atom

Pan fyddwn yn derbyn cwyn gan unigolion rydym yn creu ffeil sy’n cynnwys manylion y gwyn.  Fel arfer mae’r ffeil yn cynnwys enw’r achwynydd ac unrhyw unigolion eraill sy’n rhan o’r gwyn. 

Ni fyddwn ond yn defnyddio’r wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chasglu i brosesu’r gwyn ac i sefydlu lefel y gwasanaeth yr ydym yn ei ddarparu.  Rydym yn casglu a chyhoeddi ystadegau yn dangos gwybodaeth, fel nifer y cwynion yr ydym yn eu derbyn, ond nid ar ffurf sy’n fodd i ni adnabod yr unigolyn.

Fel arfer mae’n rhaid i ni ddatgelu enw’r achwynydd i’r sawl sy’n destun y gwyn.  Mae hynny’n anochel, er enghraifft, pan fod anghydfod ynghylch cywirdeb record unigolyn.  Os nad yw achwynydd yn dymuno i wybodaeth sy’n datgelu pwy ydyw gael ei datgelu, byddwn yn ceisio parchu hynny.  Fodd bynnag, efallai na fydd modd delio â chwyn ar sail ddienw.

Byddwn yn cadw gwybodaeth bersonol mewn ffeiliau cwynion yn unol â’n polisi cadw.  Mae hynny’n golygu y bydd gwybodaeth mewn perthynas â chwyn yn cael ei chadw am ddwy flynedd ar ôl cau’r ffeil.  Bydd yn cael ei chadw mewn amgylchedd diogel a chyfyng i’r mynediad i’r wybodaeth yn unol â’r egwyddor ‘angen i wybod’.

Yn yr un modd, pan fo ymholiadau’n cael eu gwneud ni fyddwn ond yn defnyddio’r wybodaeth a roddwyd i ni i ddelio gyda’r ymholiad ac unrhyw faterion sy’n codi o ganlyniad ac er mwyn monitro lefel y gwasanaeth yr ydym yn ei ddarparu.

Pobl sy’n defnyddio gwasanaethau CSYM

Mae CSYM yn cynnig llawer o wasanaethau i’r cyhoedd. Rydym yn dal manylion y rheini sydd wedi gofyn am y gwasanaeth er mwyn ei ddarparu. Rydym yn defnyddio’r wybodaeth yna yn uniog ar gyfer cydymffurfio gyda’n dyletswyddau statudol. Er enghraifft, efallai y byddwn yn defnyddio gwybodaeth am bobl sydd wedi gofyn am gyhoeddiad i gynnal arolwg i ddarganfod a ydynt yn hapus gyda lefel y gwasanaeth y maent wedi ei dderbyn.  Pan fo pobl yn tanysgrifio i’n gwasanaethau gallant ganslo’r tanysgrifiad ar unrhyw adeg ac mae’n hawdd iddynt wneud hynny.

Eich hawliau

Mae gennych hawl i ofyn i ni beidio â phrosesu eich data personol i ddibenion marchnata.  Byddwn fel arfer yn rhoi gwybod i chi (cyn casglu eich data) os ydym yn bwriadu defnyddio eich data i unrhyw ddiben o’r fath neu os ydym yn bwriadu datgelu eich gwybodaeth i unrhyw drydydd parti i’r un perwyl.  Gallwch ymarfer eich hawl i rwystro prosesu  o’r fath trwy gwblhau rhai blychau ar y ffurflenni yr ydym yn eu defnyddio i gasglu data.  Gallwch ymarfer yr hawl honno hefyd ar unrhyw adeg trwy gysylltu â ni yn [email protected]

O bryd i’w gilydd gall ein safle gynnwys cysylltiadau i ac o’r gwefannau sydd gan ein rhwydweithiau partner a chyswllt os byddwch yn dilyn cyswllt i unrhyw un o’r gwefannau hyn nodwch os gwelwch yn dda bod ganddynt eu polisïau preifatrwydd eu hunain ac nad ydym yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb nac atebolrwydd am y polisïau hyn. Edrychwch ar y polisïau hyn os gwelwch yn dda cyn cyflwyno unrhyw ddata personol i’r gwefannau.

Mynediad i wybodaeth bersonol

Mae CSYM yn ceisio bod mor agored â phosib o ran rhoi mynediad i bobl i’w gwybodaeth bersonol.  Gall unigolion ddarganfod a oes gennym wybodaeth bersonol amdanynt trwy wneud ‘cais gwrthrych am wybodaeth’ dan Ddeddf Diogelu Data 1998.  Os bydd gennym wybodaeth amdanoch byddwn yn:

  • rhoi disgrifiad ohoni;
  • dweud wrthych pam mae’r wybodaeth gennym;
  • dweud wrthych i bwy y gellir datgelu’r wybodaeth; a
  • rhoi copi o’r wybodaeth ar ffurf ddealladwy.

Mae’r Ddeddf yn rhoi hawl i chi gael mynediad i wybodaeth sydd gennym amdanoch. Gallwch ymarfer eich hawl mynediad yn unol â’r Ddeddf.  Rhaid i unrhyw gais i weld gwybodaeth fod yn ysgrifenedig ac fel arfer bydd angen talu ffi o £10 i gwrdd â’n costau yn darparu manylion am y wybodaeth sydd gennym amdanoch.

Os os gennym wybodaeth amdanoch, gallwch ofyn i ni gywiro unrhyw gamgymeriadau trwy gysylltu â’r Swyddog Gwybodaeth Corfforaethol.

Newidiadau i’n polisi preifatrwydd

Bydd unrhyw newidiadau a fydd yn cael eu gwneud i’r polisi preifatrwydd yn y dyfodol yn cael eu gosod ar y dudalen hon a, lle mae hynny’n briodol, cewch wybod amdanynt trwy e-bost.  Dewch yn ôl i’r dudalen hon yn aml i weld unrhyw ddiweddariadau neu newidiadau i’n polisi preifatrwydd. 

Datgelu gwybodaeth bersonol

Mewn llawer o amgylchiadau ni fyddwn yn datgelu data personol heb ganiatâd.  Fodd bynnag, pan fyddwn yn ymchwilio i gŵyn, er enghraifft, bydd angen i ni rannu gwybodaeth bersonol gyda cydweithwyr. Ymhellach, o dro i dro mae’r Cyngor wedi ei orfodi gan gyfraith i ddatgelu gwybodaeth bersonol, er enghraifft, Cyllid a Thollau, yr Heddlu,  Gwasanaethau Iechyd ac Asiantaethau eraill. 

Cysylltiadau a gwefannau eraill

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i’r cysylltiadau o fewn y safle hwn sy’n cysylltu â gwefannau eraill.  Rydym yn eich annog i ddarllen y datganiadau preifatrwydd ar wefannau eraill y byddwch yn ymweld â nhw.

Sut i gysylltu â ni

Os ydych yn dymuno gofyn am wybodaeth am ein polisi preifatrwydd gallwch anfon e-bost atom neu ysgrifennu at y Swyddog Gwybodaeth Corfforaethol, Adain Gyfreithiol, Cyngor Sir Ynys Môn, Swyddfeydd y Cyngor, Llangefni LL77 7TW.  E-bost [email protected].